Sekretaris Dan Kegiatan Surat Menyurat
Surat adalah salah satu media / alat komunikasi tertulis, yang bertujuan untuk menyampaikan pesan atau bertukar pesan secara tertulis. Dengan surat diharapkan tujuan berkomunikasi dapat berhasil dengan baik, oleh karena itu harus dipenuhi prinsip-prinsip penulisan surat yaitu :
- Completeness (lengkap)
- Conciseness (ringkas)
- - Considerations (pertimbangan)
- - Concreteness (konkrit)
- - Clarity (jelas)
- - Courtesy (sopan)
- - Correctness (benar)
Surat adalah : Suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain, baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi, antara lain dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, keputusan atau buah pikiran.
Tujuan menulis surat adalah : Untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan dan sebagainya, juga untuk menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan dan sebagainya. Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, seseorang harus mengetahui pengetahuan dan keterampilan surat menyurat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian sehingga tujuan penulisan surat tidak tercapai.
Fungsi surat adalah :
1. Barometer kemajuan kantor
2. Media Komunikasi
3. Dokumen Tertulis
4. Duta atau wakil penulis
5. Alat tata usaha
6. Alat mengingat atau berpikir
Jenis-jenis surat :
Berdasarkan sifat Surat :
Surat Pribadi, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat menyurat perorangan timbul dalam kehidupan sehari-hari antara anak dengan orang tua, kerabat, sahabat dan sebagainya.
Surat Dinas, yaitu surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan pemerintah atau swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan yang dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan.
Surat Dinas terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu :
- Surat Dinas Pemerintah : yang berhubungan dengan masalah pemerintah dan pemerintahan.
- Surat Dinas Swasta, yakni surat dinas yang berhubungan dengan masalah swasta, biasanya disebut juga surat niaga.
Berdasarkan Wujud Surat :
Surat Biasa, yaitu surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke sampul surat.
Surat Memo (Memorandum), yaitu surat singkatan dari seorang pejabat kepada bawahannya atau rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan aktivitas rutin.
Telegram, yaitu surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
Kartu Pos, yaitu benda pos yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia. Warkat Pos, digunakan apabila isi surat lebih panjang dari Kartu Pos, isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum di dalamnya (alamat surat).
Berdasarkan Keamanan Isi Surat :
Surat Biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi/pejabat yang bersangkutan walaupun isinya diketahui atau dibaca orang lain. Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui opleh orang lain, sebab akan menimbulkan hal yang buruk atau kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya ditandai dengan kode : “RHS” atau “R”.
Surat Sangat Rahasia, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan, karena itu perlu dijaga agar tidak jatuh ke tangan orang lain yang tidak berkepentingaN. Biasanya diberi kode : “SRHS” atau “SR”
Berdasarkan Proses Penyelesaiannya :
Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urusan surat yang diterima.
Surat Segera, yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat daripada surat biasa.
Surat Sangat Segera, yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya (sangat segera dan kilat), harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama (dengan prioritas utama).
Surat Dinas Pos
Surat Biasa, yaitu surat yang dalam pengirimannya tidak harus dikirim paling dulu, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu (secepatnya).
Surat Kilat, surat ini harus ditanggapi oleh penerima paling dahulu dan kalau surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
Surat Kilat Khusus, yaitu surat yang dikirim paling dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya, dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti pengiriman.
Surat Tercatat, yaitu surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tandatangan pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
Surat Berharga, yaitu surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian dan lain-lain.
Pengiriman Surat dapat dilakukan dengan :
Kartu Pos : dipakai apabila isi surat singkat dan tidak rahasia, boleh dibaca atau diketahui oleh siapapun yang menerimanya.
Warkat Pos : dipakai bila isi surat lebih panjang daripada Kartu Pos dan isinya hanya boleh dibaca atau diketahui oleh orang yang berhak.
Surat Bersampul : digunakan bila isi surat itu panjang dan rahasia. Dengan surat bersampul bisa dimasukkan beberapa helai kertas ke dalamnya, misalnya lampiran
SAMPUL SURAT
Macam-macam sampul surat antara lain :
- Sampul Niaga (Commercial,)
- Sampul Keamanan (Security),
- Sampul Rekat Silang Tutup (Open End),
- Sampul Berjendela (Window Envelope),
- Sampul Lapisan Sisi (Side Seems),
- Sampul Dokumen (Work Docket),
- Sampul Katalog (Catalogue),
- sampul Berkancing Bertali (Button andString)
LIPATAN SURAT
Macam-macam lipatan surat antara lain
- Lipatan Tunggal (Single Fold),
- Lipatan Baku (Standard Fold),
- Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold),
- Lipatan Akordion (Accordion Fold),
- Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold),
- Lipatan Perancis (French Fold),
- Lipatan Baron (Baronial Fold),
- Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)
Syarat Penulisan Bahasa Surat yang baik adalah :
Nada Bahasa Surat Harus Tepat. Nada dan gaya bahasa surat berpengaruh terhadap makna isi surat. Tentunya nada beberapa jenis surat berbeda sesuai dengan inti surat. Surat keterangan berbeda denga surat teguran, surat tagihan dan surat permintaan. Apapun yang ditulis hendaknya tidak meninggalkan sopan santun dan berbahasa sehingga surat memperoleh tanggapan yang baik dan pembaca tidak berpaling kepada masalah lain, atau persaudaraan tetap terjaga. Nada surat akan lebih hidup jika dalam menuangkan buah pikiran ke dalam isi surat memilih kata-kata dengan cermat lalu disusun dalam kalimat yang menarik tetapi tidak terlalu panjang. Sebaiknya hindari kata-kata atau kalimat majemuk, perhatikan aturan tata bahasa dan terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim. Penggunaan Bahasa/ Kalimat-kalimat yang sederhana Kalimat-kalimat surat hendaknya singkat, tetapi padat dan jelas serta bertatabahasa yang benar, tidak panjang apalagi berulang-ulang, sehingga mudah dipahami pembacanya. Rumusan Isi Surat Hendaknya dirumuskan secara singkat dan menegaskan seluruh isi surat. Pokok-pokok masalah yang akan dituangkan dalam isi surat hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum menulis surat, lalu dirangkai dalam susunan kalimat yang berisi kata-kata pilihan yang tepat.
Kejelasan Makna Agar tidak terjadi salah penafsiran, maka hendaknya :
- Hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit serta panjang.
- Pilihlah kata-kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang teratur serta tulisan/ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi surat.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam menggunakan singkatan hanya yang sudah biasa atau umum dipakai. Pengaturan Alinea Dalam sebuah surat, isi surat terdiri dari :
- Alinea Pembuka, merupakan pengantar isi surat, juga untuk menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.
- Alinea Isi Surat, memuat isi surat yang sesungguhnya, seperti apa yang diberitahukan, ditanyakan, diminta dan lain-lain yang disampaikan kepada penerima.
- Alinea Penutup, merupakan penegasan atau kesimpulan isi surat, juga dapat mengandung suatu harapan
Pengertian Surat Pribadi Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi, baik dalam hubungan kekeluargaan atau persaudaraan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas. Surat Pribadi timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari yang berlangsung antara orang tua dengan anak atau sebaliknya, antara sahabat, kerabat dan sebagainya termasuk antara pribadi dengan lembaga atau instansi. Surat pribadi yang berisi tentang kekeluargaan atau persaudaraan pada hakikatnya adalah untuk urusan keluarga dan mempererat tali persaudaraan dan isinya biasanya menyangkut masalah kehidupan sehari-hari di antara mereka, baik berupa kebutuhan ekonomi-sosial, misalnya : permintaan uang untuk keperluan sarana belajar, kenaikan uang tempat tinggal (kost), izin untuk ikut darmawisata, dan sebagainya. Surat pribadi yang berhubungan dengan dinas biasanya menyangkut seorang karyawan kantor atau instansi yang instansi yang melakukan hubungan komunikasi melalui surat dengan kantor atau instansi tempat ia bekerja, baik tatkala ia melamar pekerjaan sampai pada saat ia sudah bekerja di kantor atau instansi tersebut, seperti surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, dan sebagainya.
Ciri-ciri Surat Pribadi
Sebuah surat dapat dikatakan sebagai surat pribadi apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
- Berisi masalah yang menyangkut perorangan/pribadi
- Penulis surat mewakili pribadi, bukan mewakili kantor/lembaga.
- Umumnya tidak bernomor dan tanpa tanda pengenal (cap/stempel)
- Bagian-bagian surat kurang atau tidak lengkap
- Isinya terkadang panjang
Surat Lamaran
Surat Lamaran adalah surat permohonan kerja yang dibuat seseorang kepada instansi atau perusahaan dengan harapan agar diterima sebagai pegawai atau karyawan di lingkungan instansi atau perusahaan tersebut dengan posisi yang sesuai dengan tingkat pendidikan dan keahlian / keterampilan pelamar. Untuk dapat diterima bekerja oleh suatu instansi atau badan usaha, secara umum pelamar harus memenuhi tiga persyaratan utama, yaitu, pendidikan formal, keahlian/keterampilan dan kepribadian. Selain itu sebagai persyaratan pelengkap dapat juga dilampirkan pengalaman kerja (bila ada)
Daftar Riwayat Hidup Daftar Riwayat Hidup disebut juga “Curriculum Vitae”, yaitu catatan tentang data pribadi si pelamar.
Yang dicantumkan dalam Daftar Riwayat Hidup meliputi :
a. Nama
b. Tempat dan tanggal lahir
c. Jenis kelamin
d. Kebangsaan
e. Agama
f. Pendidikan
g. Alamat
h. Pengalaman kerja
i. Nama orang tua
j. Alamat orang tua
k. Hobi
l. Referensi
Surat Izin
Surat izin adalah surat pemberitahuan seseorang kepada pejabat yang berwenang di instansi / perusahaan tempat bekerja atau sekolah yang menyatakan, bahwa yang bersangkutan tidak dapat masuk kerja atau tidak dapat mengikuti p[elajaran di sekolah. Surat Izin tidak masuk kerja ditulis / dibuat oleh yang bersangkutan. Berbeda dengan surat izin tidak masuk sekolah harus dibuat/ditulis oleh orang tua siswa. Dalam surat izin, harus ada sesuatu alasan yang kuat mengapa seseorang tidak dapat melaksanakan tugas, misalnya surat keterangan sakit dari dokter.
Surat Keluarga Surat Keluarga ialah surat yang dibuat oleh seseorang kepada orang lain yang masih mempunyai hubungan keluarga. Dalam penulisan surat keluarga penggunaan bahasa harus yang baik, sopan dan mudah dimengerti sehingga tujuan surat tersebut tercapai. Penulisan surat, misalnya oleh seorang anak kepada bibinya, kakeknya, kakaknya atau pamannya. Penulisan surat harus disesuaikan kepada siapa surat itu ditujukan, karena penulisan surat kepada orang yang lebih tua atau yang lebih muda sudah tentu berbeda.
